Onyedi yıl önce, MIT (Massachusetts Institute of Technology)’deki ofisimde, yeni bir terimin ortaya çıktığı zaman büyülü bir ana şahit oldum. Biz Uluslararası Motorlu Araçlar Programı’nın bulguları üzerine ilk makaleyi yayımlamaya hazırlanıyorduk ve Toyota çalışmamızda gözlemlediğimiz fenomeni tanımlamak için bir etikete ihtiyacımız vardı.
Tamamen doğru gözükmeyen birçok terimi denedikten sonra; genç araştırmacılarımızdan biri, John Krafcik, –tasarımı, üretimi, satın almayı ve müşteri hizmet elemanlarını içeren– sistemi yaptıklarına göre isimlendirmemizi önerdi.
Böylece Toyota tarzı sistemin performans niteliklerini geleneksel kitle üretimiyle karşılaştırmalı olarak beyaz bir pano üzerine yazdık:

• Ürünleri tasarlamak, yapmak ve hizmet vermek için daha az insan çabasına ihtiyaç duymakta;
• Belirli bir miktardaki üretim kapasitesi için daha az yatırım gerektirmekte;
• Daha az teslim edilmiş hatalar ve daha az proses içi geri dönüşlerle ürünleri ortaya çıkarmakta;
• Daha yüksek becerilere sahip, daha az sayıda tedarikçiden faydalanmakta;
• Kavramdan sunuma, siparişten dağıtıma ve sorundan onarıma daha az insan çabasıyla daha kısa sürede gidilmekte;
• Büyüme paylaşılırken piyasadaki fiyatlandırmayı sürdürmek için düşük hacim ve yüksek çeşitlilikte ürünleri maliyet etkenli üretebilmekte;
• Siparişten dağıtıma her adımda ve hizmet sisteminde daha az envantere ihtiyaç olmakta;
• Daha az işçi yaralanmalarına sebep olmaktaydı vb.

Bu listeyi inceledikten sonra; John “o, belirli bir miktar değer yaratmak için her şeyin daha azına ihtiyaç duyuyor; o zaman ona yalın diyelim” dedi ve terim ortaya çıktı. (Sırası gelmişken; John, California’daki Toyota-General Motors joint-venture’den MIT’ye geçti. MIT’den de 14 yılını geçireceği ve nihayetinde spor araçlarının Değer Akışı Mühendisi olduğu Ford’a gitti ve şimdi Hyundai Motor America’da Strateji ve Ürün Planlama’dan Sorumlu Başkan Yardımcısı’dır.)
Zamanında oldukça kolay görünüyordu. Fakat çok geçmeden biz yeni bir terim yaratmanın çocukları dünyaya sunmak gibi olduğunu öğrendik. Ebeveynler evlatlarının nasıl davranmalarını istedikleri hakkında açık fikirlere sahiptirler, fakat çocukların kendi fikirleri vardır.
Yıllar geçerken, biz de yalın bir Babil Kulesi inşa ediyor görünüyoruz. Ben bu terimi çok belirsiz uygulamalarda ve birçok şeyi kastetmek için kullanıldığında duyuyorum: hedefler (en yüksek kalite, en düşük maliyet, en kısa temin süresi), genel metotlar (tam zamanında, jidoka), özel araçlar (kanban, poka-yoke) ve temel altyapı (proses kararlılığı üzerine inşa edilmiş heijunka, standart iş ve kaizen.)
Bu güzel, fakat gerçek anlamının bir kısmını dışarıda bırakan çok dar anlamda veya hatalı olarak kullanılan terimi duyduğum zaman üzülüyorum. Son zamanlarda, üretim sistemlerinde göze çarpan bir uzmanın, yalının standart işi ihtiva etmediğini belirttiği bir makaleyi okuduktan sonra, bir şeyler söylemem gerektiğini düşündüm. Böylece, aşağıda benim için yalının ne anlama geldiğini göreceksiniz:

• Daima müşteriyle başlar.
• Müşteri değer ister: doğru zamanda, yerde ve fiyatta, mükemmel kaliteli doğru mal veya hizmet.
• Her aktivitedeki –mallar, hizmetler veya ikisinin bileşimi- değer, daima bir prosesin (dış müşteriler için tasarım, imalat ve hizmet; iç müşteriler için iş prosesleri) sonuçlarıdır.
• Her proses uygun bir şekilde, uygun sırada, uygun zamanda atılması gereken bir adımlar serisinden oluşur.
• Müşteri değerini maksimize etmek için, bu adımlar sıfır israf ile birlikte atılmalıdır. (Ben güveniyorum ki, siz aşırı üretim, bekleme, fazla taşıma, fazla işleme, aşırı envanter, gereksiz hareket ve yeniden işleme gerektiren hatalar veya hurdadan oluşan yedi israfı biliyorsunuz.)
• Sıfır israfı başarmak için, değer yaratan bir prosesteki her adım değerli, yetenekli, uygun, yeterli ve esnek olmalıdır ve adımlar müşterinin çekmesine doğru birinden bir sonrakine düzgün ve hızlı bir şekilde akmalıdır. (Bu da yıllar önce Toyota tarafından belirlenen yedi israfı nasıl ortadan kaldırdığımızın göstergesidir.)
• Hakikaten bir yalın proses mükemmel bir prosestir: müşterinin değer isteğini sıfır israf ile mükemmel bir şekilde tatmin etmek.
• Ne bizlerden kimse şimdiye kadar mükemmel bir proses gördü, ne de çoğumuz birisini görecek. Fakat yalın düşünürler hâlâ mükemmelliğe, gerçek yalın prosese doğru asla son bulmayan seyahate inanıyor.

Prosesteki adımları belirlemek, onların akmasını sağlamak, müşterinin çekmesine izin vermek vb. yalın uygulayıcıların amaçları olmadığına dikkat ediniz. Bunlar sadece sıfır israf ile mükemmel değer hedefine ulaşmak için gereken adımlardır. Ayrıca kanban, poka-yoke ve diğer özel teknikler sadece sonuca giden araçlardır. Onlar genel metotların çalışmasını sağlamak için kritik araçlardır.
Sanırım sık sık kafamızı karıştıran yer de burasıdır. “Yalın” bunların hepsini içermelidir: Onlar birbiri olmaksızın çalışamazlar. Hedeflerin, metotların, tekniklerin ve bileşimdeki temel elemanların hepsinden faydalanmaya ihtiyacımız var. Örneğin; standart iş olmaksızın yetenekli, uygun veya düzgün bir şekilde akan hiçbir proses olamaz. Ayrıca çok sıkı kaizen olmaksızın herhangi bir proseste hiçbir iyileştirme olmayacak. Bu da sadece “yalın” teriminin büyülü hale geldiği müşteri için mükemmel değeri yaratabilen mükemmel prosesin çalışmasında görev alacak cihazların ne zaman yerleştirileceği ile ilgilidir.
Dilerim mükemmel, yalın proseslerin peşine düşerek en iyi siz olursunuz ve asla yapmasanız bile, oraya varana kadar bırakmayacağınızı umuyorum!
En iyi dileklerimle,
James P. Womack