Etkili Bir Görsel Yönetim Panosu Oluşturmak için 5 İpucu

0
1064

Görsel Yönetim Panoları artık neredeyse her yerde var. Hemen her fabrikada veya depoda, göz önünde bir noktada performansın sergilendiği bir pano bulunmaktadır. Çoğu şirket temel konuları (bilgiyi güncel tutmayı ve bir dizi performans alanında “dengeli sonuç kartının” faydalarını) kavramış durumda. Ancak panolar çoğu durumda işin performansına çok az katkıda bulunuyor. Bazı durumlarda ise standart altı performanstan endişeli çalışanların gözünü korkutarak ve yönetimin itibarını zedeleyerek zarar vermektedir. İş performansının görsel yönetim panoları ile personele bildirilmesinin, çalışan katılımını teşvik ettiği ve birçok iş alanında günlük iyileştirmeyi sürdürdüğü bilinmektedir. Öyleyse görsel yönetimdeki başarının sırrı nedir? Edindiğimiz tecrübeler doğrultusunda Görsel Yönetim Tablolarınızı en faydalı şekilde kullanmanız ve tuzaklardan kaçınmanız için 5 basit ipucu paylaşacağız.

  1. Pano Takıma Ait Olmalı

Yöneticiler bilgi merkezi veya görsel yönetim panosu için kendi vizyonunu yaratma hevesiyle yanıp tutuşuyor olabilirler. Bu arzuya karşı konulması gerekir. Görsel yönetim panolarının hedefi saha çalışanlarının operasyon performansını anlamasını ve iyileştirme çalışmalarına katılmasını sağlamaktır. Bu nedenle yöneticilerin görevi, takımlarına performanslarını anlamak ve kendi kendilerini ölçmeleri için koçluk etmektir. Bu işe “iyi geçen bir günü nasıl tarif edilebilir?” sorusuna yanıt aranarak başlanabilir. Takıma performansın nasıl ölçüldüğü sorulmalı. Takım, kendi açısından gayet mantıklı olan tamamlanan işler veya paketlenen kuturlar gibi basit göstergelere sahip olabilir. Buna benzer basit bir iş hacmi ölçüsü genelde başlangıcı temsil eder. Başlangıçta sadece bir tane ölçü ve sonrasında güvenlik ve kalite ölçüleri takip edilenler arasına dahil edilebilir. Ancak takip edilen ölçülerin sayısı düşük tutulmalıdır. İdeal durumda üç ya da dört ölçü yeterlidir ancak bu sayı sekizi aşmamalıdır.

Pano aynı zamanda sadece grafik koleksiyonundan ibaret olmamalı, performansı iyileştirmeye yönelik problem çözme çalışmalarını ve takımın üzerinde çalıştığı mevcut sorunların listesini de göstermelidir. Takım için bir iletişim panosu oluşturulmalı, sadece verinin ve performansın kaydedildiği bir alan değil.

  1. Toplantı Başlıkları Oluşturulmalı, Duvar Kâğıdı Değil

Eğer Görsel Yönetim Panosuna sadece bilgi koymanın insanların katılımını sağlayacağı algısı mevcutsa hayal kırıklığı kaçınılmazdır. Lobi ve koridorlarda pür-i pak, düzinelerce ölçülere sahip birçok görsel sergi görülebilir. Üzücü olan kimsenin bunlara bakmamasıdır. Çoğu durumda grafiği bastırma ve asma işi idari bir personele atanır ve liderler bile grafiklerin farkına varmaz veya okumaz. Bu tipteki görsel yönetim genelde “duvar kâğıdı” olarak adlandırılır. Panoların; takımın ne durumda olduğu, iyileştirmeye olan engeller ve bu engellerin nasıl aşılacağı etrafında yapılandırılmış günlük konuşmaların odağı olması gerekmektedir. Yönetim panoları bu nedenle günlük toplantıların ayrılmaz bir parçasıdır.

  1. Panoların Ulaşılabilir ve Çalışma Yerine Yakın Olması Gerekir

Görsel yönetim panolarının amacı takım performansı üzerine tartışmak için bir referans noktası oluşturmaktır. Bu nedenle panolar takımın çalıştığı yere yakın konumlandırılmalıdır. Bu konum malzeme veya makinelerin panonun önüne geçmeyeceği, konuşmaya elverecek düzeyde düşük gürültüde, güvenli bir yer olmalıdır. İnsanlar günlük toplantılarda ayakta oldukları için panonun önünde yeterli bir alanın da olması gerekmektedir. Tabi panodaki bilgileri okumayabilmek için yeterli ışığa da ihtiyaç duyulur.

  1. Görsel Yönetim Panoları Güzel Görünmek Zorunda Değildir

Görsel yönetim panoları devreye alınırken karşılaşılan en büyük zorluklardan biri yöneticilerin estetiğe olan ilgisidir. Veriyi takımın kendisinin güncellediğinin anlaşılabilmesi için el yazısı ve problem çözme şeritleri tavsiye edilir. Yeşil kalem ile “hedefte olmayı”, kırmızı kalem ile “hedeften sapmayı” göstermek takıma ne durumda olduklarını güçlü bir biçimde aktarmaktadır. Takım liderinin hedeften sapan performansı kaydetmek için kırmızı kalemi eline alması gerekir. Bilinçli yapılan bu eylem takım liderinin ve takımın performans üzerindeki farkındalığı artırır. Sonrasında kaçınılmaz bir şekilde kırmızı çizgiyi yeşile döndürmek için problem çözme tartışmalarını teşvik eder. Bilgisayar çıktısı grafikler ve gösterge panelleri tanım olarak bilgisayarda çalışan biri tarafından geliştirilmektedir. Bu kişi genelde yönetici veya ofis personelidir ve takımın bir parçası değildir. Hazırlama, çıktı alma ve panoya asma eylemleri kırmızı veya yeşil kalemin kullanıldığı el yazısının etkisi ve hızından mahrumdur. Bilgisayar paneli yaklaşımı, verinin takıma bilgisayar tarafından beslenmesinden ve takımın söz konusu bilginin pasif alıcısı konuma getirmesinden ötürü katılımı azaltır. Bilgisayarda hazırlanmış grafikler gün içerisinde sabit bir takt zamanı sürdürmek için kullanışlı olabilir ama günlük takım toplantılarını bilgisayar ekranı etrafında gerçekleştirmenin katılımı artırması pek mümkün değildir.

  1. Standardizasyonla Sahiplik Öldürülmemeli

Bazı yöneticilerin diğer bir takıntısı da panoların görüntüsünü “standartlaştırmaktır”. Bu güdünün arkasında yatan şey çalışan katılımından ziyade estetik kaygısıdır. Panolar farkı yerlerde bulunur ve farklı işler yapan takımlar tarafından yönetilir. Tam da bu nedenle farklı görünmelidirler. Panolar aynı zamanda her bir takıma özel öncelikleri ve meseleleri yansıtmalıdır. Her bir takımın güvenlik, kalite, performans ve moral gibi ortak temaları kaydetmesi istenebilir. Aynı zamanda her panonun problem çözme, takım toplantı ajandası, toplantı katılım kaydı ve belki toplantı ana hatları için yer ayırması beklenebilir. Ancak her bir takımın panosunun farklı olacağı unutulmamalıdır. Eğer panolar birbirine aşırı benzemeye başlarsa bu durum takımların, görsel yönetim panolarını ve günlük toplantıları değerli görmeyip, panoları yapmak zorunda oldukları için yaptıklarının bir göstergesi olabilir.

Kaynak

mehmet talha kurt

Çeviri
Mehmet Talha Kurt
Araştırma Görevlisi
Yalın Enstitü Türkiye

CEVAP VER