İş Başı Eğitimleri Nasıl Yaygınlaştırabilir ve Devamlı Hale Getirebilirsiniz?

0
209

Not: İş Başı Eğitim (TWI – Training Within Industry)

İş Başı Eğitimleri (TWI) kullanımı yaygın, ancak eğitim materyalleri bize programlar sunma ve zaman içinde onların sürdürülmesini sağlamada pek fazla yardımcı olmuyor. Yazarlar, TWI’nin başarısını nasıl sağlayabileceğimizi tartışarak bu sorunun üstesinden geliyorlar.

Dünya çapında iyileştirme girişiminde bulunan pek çok organizasyonda, İş Başı Eğitimleri (TWI) kursları yöneticilerin; eğitim, insanı yetiştirme ve günlük küçük iyileştimeler yaparak ilgili sorunlarla uğraşmasına yardımcı olmak için hazır programlar sağlar.

Nitekim, TWI’nin İş Talimatları (JI), İş İlişkileri (JR) ve İş Metotları (JM) için entelektüel sağlamlık ve evrensel uygulanabilirliği iyice belirlenmiştir. Kurs talebi her yıl artarak başarı hikayeleri sıklıkla çeşitli konferanslarda sunuluyor. TWI kullanan şirketler, ilk “Pilot Alan” eğitiminden sonra bile kritik KPI’larda önemli gelişmeler elde ediyorlar. (Örneğin, bir türbin bıçağı üreticisi başarısız kalite testlerinden kaynaklanan proses kesintilerinde      % 90 oranında bir azalış kaydediyor). Bununla birlikte, genel başarı oranına rağmen, TWI’ ı kullanarak bulunduğu sektörde kalmak için mücadele eden bir çok organizasyon var. Yine de, TWI eğitimini yaygınlaştırmak ve uzun vadede bunu sürdürmek zor.

Maalesef, TWI eğitim materyalleri bu konuyla ilgili çok fazla tavsiye sağlamıyor. Bunlar sınıf içinde gerçek durumları konu edinerek pratik yapmak için tasarlanmış ancak yine de programın nasıl yaygınlaştırılacağı ve uzun vadede sürdürülebilir hale getirmek için gündelik iş yapış şeklimize nasıl adapte edeceğimize dair bir bilgi vermiyor. Bu handikapı ortadan kaldırmak için, TWI günlerinde, eğitimciler şirketlerle daha uzun süre kalıyor veya eğitim alanlarına çoklu izleme ziyaretleri gerçekleştiriyorlar.

Gündelik yönetim sistemiyle bağlantılı olan bu modern günlük soruna kısmi yardımlar ve destek, kuşkusuz, 1950′ lerde geliştirilen ve daha az bilinen “Program Geliştirme ve Problem Çözme” gibi TWI materyallerinde vardı ama yeterince popüler olmadıkları gibi beklenen başarıyı da yakalayamadılar ancak yine de TWI’ ın daha etkili nasıl kullanabileceği konusunda kullanıcılara bakış açısı sağlıyor. Ayrıca, kuruluşların bir süredir bu zorlukla topluca mücadele etmelerine yardımcı oluyor.

Bu makalede, iyi TWI uygulamalarına vurgu yaparak, önemli olduğuna inandığımız adımları, kilit noktaları ve bunların tüm alanlara yayılımının neden önemli olduğunu belirtmeye çalışacağız. (Elbette, her durum her fonksiyon için birebir değildir, bu nedenle kendi fonksiyonalrınıza bu adımları uyarlamanız gerekebilir.)

PUKÖ Yönetim Döngüsü

İlk önemli husus; PUKÖ (Planla-Uygula-Kontrol et-Önlem al) çevriminin temel prensipleri anlamak ve TWI konsepti içeren herhangi bir yönetim çevrimini oluşturmak için doğru şekilde planlama yapabilmeyi öğrenmektir. Aşağıdaki tabloyu, bu makaledeki tüm adımlarımızda makro bir ana hat olarak düşünebilirsiniz. TWI İş Talimatları en temel eğitimlerden biri olduğu için, bu konu ile ilgili bir örnek senaryo oluşturacağız.

PUKÖ Döngüsü Önemli Adımlar Anahtar Noktalar
Planlama

Fazı

 Organizasyon hazırlığı için plan yap

Üst yönetimin uyumunu sağla

Personel eğitimlerini planla

Ana hatları ile uygulama planı

•        Eğitim

•      Pilot Bölge

•      Günlük, Haftalık, Aylık değerlendirme

•      Başarı ölçütleri

•      Günlük yönetim ve problem çözme ile bağlantı kurma

•      Dış destek (gerektikçe)

 Etkili İletişim

Hedefler, roller ve sorumluluklar

Görevlerini açıklığa kavuşturma

Görevlerini açıklığa kavuşturma

Yapma

Fazı

 TWI başlangıç eğitimi

TWI kişi/usta eğitmenlerini geliştirme

Uygulama için pilot bölge yaratma

Performans takibi için özgün KPI’ler

belirleme

TWI eğitimleri zaman çizelgesi oluşturma

Yetenek eksikliklerini ve ihtiyaçlarını

belirleme

İş Adımları Çizelgelerini oluşturma

Aylık eğitim planı ve değerlendirmesi

Operatörleri pilot bölgede eğitme

TWI ve problem çözme arasında ilişki

kurma

Günlük operasyonel toplantıları  düzenleme

Onaylanmış TWI malzemeleri

Alandaki danışmanlar

Yönetilebilir kapsam

Başarıyı sorgulamak için standart

oluşturulması

İş Görevlerin Açıklığı

İş Adımlarının takibi

İş Adımları için bir format oluşturma

Problem açıklığı

 

Günlük TWI odağı

Kontrol

Fazı

 Yukarıdaki maddeleri değerlendirme

ve plan ile karşılaştırma

Beceri matrislerini planlanan

zamanlarda değerlendirme

İhtiyaç duyulan İş Adımlarını gözden

geçirme

KPI ve problemleri değerlendir.

 Karşılaştırma: planlanan-uygulanan

Eksiklikleri azaltma ve beceri seviyelerini

yükseltme

İhtiyaç duyulan İş Adımları Çizelgelerini

hızlıca yaratma

Gelişimi sağlama

Önlem Alma

 Fazı

Adımları gözden geçirme ve gerekene göre uyarlama

Çekme sistemi arayışında olma ve yeni

pilot bölge belirlemek için planlama.

Organizasyonal yapıyı İş Talimatları’ na

destek olacak şekilde düzenle.

Yapılanları standartlaştırma

Adım adım her alana genişleme

Yeterli kapsama alanı sağlama

Başarılı kuruluşlar TWI uygulama gayretleri için böyle bir plan hazırlarlar. Başlangıçta planlar kabaca özetlenebilir, ancak öğrenme ilerledikçe gözden geçirilmeli ve  yeniden düzenlenmelidir. Gözlemlenen en yaygın başarısızlık, sadece bir TWI dersinin temel 10 saatlik eğitimini (örneğin İş Talimatı) planlamak ve daha sonra yukarıdaki gibi yapılandırılmış bir destek mekanizması olmadan insanları kendi çalışma alanlarına geri göndermektir. Bunu ifade eden güzel bir söz de var: “Plan doğru yapamamak başarısızlığı planlamaktır.”  Sağlam bir plan oluşturmadan insaları önceki çalışma sistemlerine geri göndermek, uzun vadeli başarı için bir temel oluşturmaz. Temel eğitim sınıfının tamamlanması tek başına organizasyonunuzdaki kültürü veya mevcut süreçleri değiştirmez. Yukarıdaki tablodaki tüm hususlar önemlidir ve ihmal edilirse başarısızlığa neden olabilir. Buradan sonraki kısımda ilk TWI eğitiminin tamamlanmasından sonra uygulanacak en önemli adımların birkaçı üzerinde duracağız.

  1. Üst Yönetimin Uyum ve Hazırlığı

 Sıklıkla küçümsenen veya göz ardı edilen kritik bir adım, TWI’nin uygulanması için üst yönetim desteğinin önemidir. TWI’ yi bir çalışanın üzerinde çalışması gereken bir “eğitim” süreci veya bunun, 10 saatlik derslerin tamamlanmasından sonra biten 12 haftalık bir proje olduğunu varsaymak TWI’ yi tam olarak anlamamak demektir ve bu durum üst yönetimin uyum ve anlama eksikliğinden kaynaklanabilir. Üst yönetimin doğru desteği almak, TWI’nin uzun vadeli başarısında kritik bir adımdır. Basit ama etkili bir dizi adım, bir kuruluşun yönetim uyumunu sağlamasına yardımcı olabilir.

Üst yönetim şunları yapmalıdır: TWI’nin rolünü anlamalı; TWI’yi kilit stratejik hedeflere bağlamalıdır (Bu işi neden yapıyoruz?); Değişikliği sağlamak için güçlü bir TWI destekleyicisi seçin; İlerlemeyi yönetime rapor etmek için bir üye belirleyin; TWI girişimini açıkça destekleyin, gemba’ya gidin ve görün.

Üst yönetim desteğiyle, ilk pilot çalışmayı gerçekleştirirken karşılaşılan bazı normal engeller hızlı bir şekilde ortadan kaldırılabilir.

  1. Uygulama ve öğrenim için bir pilot alanın belirlenmesi

İlk sınıf eğitimi tamamlandıktan sonra, yeni edinilen becerileri uygulamaya geçmek ve işleri bir sonraki aşamaya taşımak için bir alana ihtiyacınız vardır. Bir sınıfta yalnızca çok şey gösterilebilir veya öğrenilebilir. Tıpkı fiziksel spor ya da dövüş sanatları gibi, toplantı salonunun rahatlığını bırakmanız ve gelişmek için gerçek bir uygulama alanına girmeniz gerekir. Uygulamaya başlarken sorularınız, şüpheleriniz olması hatta zorluklarla yüzleşmeniz doğaldır. Bu zorluğun üstesinden gelmenin en iyi yolu, örneğin TWI’nin İş Talimatları becerilerini uygulamak için uygun boyutlarda bir pilot alan belirlemektir. İş Adımları Çizelgelerini nasıl oluşturacağınızı, eğitim zaman çizelgeleri ile TWI İş Talimatları eğitim faaliyetlerini ve tüm önemli bağlantıları günlük problemler olarak algılamamız için gerçek geri bildirimlere ihtiyacınız olacaktır.

Önemlisi, eğitimin pilot alanını seçerken, TWI içerikleriyle ilgili güncel problemleri yansıtan bir yer seçmedir. İş Talimatları uygulaması ve eğitimi, 10 saatlik eğitim tamamlandıktan sonra seçilen pilot alanda başlar. Buradaki amaç İş Talimatındaki beceri ve yetkinlikleri artırmak ile pilot alanda yeni standartları oluşturmak ve sürdürmektir. Uzun vadede uygulamanın yaygınlaşmasının başarısı bu pilot alandaki görünür başarıya bağlıdır. Seçilecek pilot alan, insanların başarıyı görebilecekleri ve “Vay canına! Bu uygulama burada başarılı olduysa her yerde başarılı olabilir.” şeklinde düşünecekleri bir yer olmalıdır.

  1. Performansı izlemek için KPI’ların oluşturulması

Bir pilot alan tanımlamanın yanı sıra, öğrenme amaçları için, örneğin “TWI İş Eğitimi” nin etkisini değerlendirmek için açık bir hedef ve ölçüt seti oluşturmak da önemlidir. İkinci Dünya Savaşı sırasında TWI’nin ilk kullanımı sırasında alınan ölçümlerle, neredeyse her uygulama örneğinde, verimlilik artmış, kusurlar azaltılmış dahası güvenlik artırılmış ve eğitim süresinin %25 oranında azaltıldığı görülmüştü. Günümüzde bu gelişmelere halen devam edilmekte ve birçoğu bu dönemde karşılaşılandan daha ileri gitmektedir. Yüksek bir beceri düzeyine ulaşmak için eğitim süresinin düzenli olarak %50-75 oranında azaltılması gibi. Başka türlü ifade edecek olursak, giriş seviyesi çalışanlarda belirli bir düzeyde yetkinlik kazanmak için ortalama dört hafta sürecek olursa, İş Talimatlarının doğru bir şekilde uygulanması ile bunu bir haftaya düşürebileceğiniz anlamına geliyor. TWI programının uygulanmasının etkinliğini değerlendirmek için ölçütleri ve hedefleri açıkça belirlemiş olmanız gerekiyor. Eğitim uğruna eğitim kötü değildir, ancak belirli bir amaç için yapılması gerekir. TWI becerilerinin söz konusu alana getirilmesiyle neyi etkilemeye çalıştığınızı ve zamanla eğiliminin nasıl değiştiği konusunda açık ve anlaşılır olmak gerekiyor. TWI’nin performansınızı artırmaya nasıl yardımcı olduğunun anlaşılması, bu programın uzun vadede sürdürülebilir kılınması açısından önemli hale geliyor.

  1. Çapraz eğitim matrisinin oluşturulması ve beceri eksikliğinin önceliklendirilmesi

TWI İş Talimatları eğitim sınıfı sizi TWI Eğitim Zaman Çizelgesi kavramı ile tanıştırır. Matris, görsel denetim için mükemmel bir araçtır ve nerede beceri eksikliği ve eğitim ihtiyaçları olduğunu gösterir. Gözlemlenen her durum birbirinden farklıdır. Bazı organizasyonlar, yeni çalışanlar eğitmek, bazıları yeterince yetenekli yedek operatörler yaratmak, bazıları kronik kalite veya güvenlik sorunları ile mücadele etmektedir. Eğitim Zaman Çizelgesi’nin amacı, bu konulara ışık tutmaya ve öncelikle belirli ihtiyaçlara odaklanmaya yardımcı olmaktır. Matris, “ısı haritası” ve “Pareto şeması” kombinasyonu olarak düşünülebilir. Matris, düzgün oluşturulduğunda ve analiz edildiğinde, maksimum etki için hangi noktaya odaklanmanız konusunda yardımcı olmalıdır.

  1. İş Adımları Çizelgelerinin Oluşturulması 

Deneyimler, İş Eğitimi 10 saatlik dersini aldıktan sonra, eğitmenlerin hala iyi İş Adımları Çizelgesi hazırlamada ek koçluk ve pratiğe ihtiyaç duyulduğunu göstermektedir. TWI “yaparak öğren” yaklaşımıyla, katılımcılar pratik yapmak için “küçük ve basit” işleri ele alırlar, amaç eğitimi yönetmeyi öğrenmektir ve bölümdeki en zor işi halletmemektir. Pilot alanda çalışanlar için İş Adımları Çizelgeleri geliştirildiğinden yöntemin doğru uygulanması gereken yer burasıdır. Önemli adımlar ve kilit noktalar arasında iyi bir dengenin korunması da uygulama ve deneyim gerektirir. O halde bile, bu arızaları “test etmek” ve kullanıma girdikçe onları yeniden düzenlemeye devam etmek gerekir.

  1. Aylık eğitim planının oluşturulması

Daha önce geliştirilen Eğitim Zaman Çizelgesine dayanarak, pilot alanındaki eğitim işleri tanımlanmış bir plan birlikte hazırlanmalı ve yürütülmelidir. Kapsama bağlı olarak, bu plan birçok farklı şekil alabilir.Bu,  bir üretim hattında veya bir üretim hattının bir bölümünde farklı işler yapmak veya kritik bir alanda çalışan birkaç çalışana odaklanmak olabilir. Ya da birkaç farklı departmandan çok sayıda kişiye eğitim veren tek bir iş için de olabilir. Örnek olarak; büyük bir hastanede, mikropların veya enfeksiyonların ve bunlarla ilgili problemlerin yayılmasını azaltmak için İş Talimatı pilotunun “Ellerinizi nasıl yıkarsınız?” sorusu üzerine hastanenin hemşirelerine birkaç hafta boyunca birkaç eğitmen tarafından bu tekli iş öğretilmiş. Sonuçta bu basit ancak temel görev, konsepti güçlendirmek ve belirli anahtar noktaları vurgulamak açısından yeterli olmuş.

  1. İş Talimatları İle Bağlantılı Olarak Bir Problem Çözme Yolu Oluşturun

İş Talimatları gibi TWI programlarıyla uzun vadeli başarı sağlamak için yapabileceğiniz en önemli işlerden biri, bunları yaygınlaştırmak ve organizasyonel problem çözme yolunuza uygun bir şekilde dahil etmektir. Eğer böyle bir program yoksa, en kısa sürede TWI ile birlikte yeni bir problem çözme yolu oluşturmalısınız.

Bunu “İtme” ve “Çekme” gibi düşünebilirsiniz. Çekme yöntemi genelde daha etkili ve daha kolay sürdürülebilir. Bir şirket, bir bölgede TWI İş Talimatları eğitimini uygular çünkü yapacakları iyi bir şey olduğunu bilirler ve uygulamayı daha genele yayarlar. İş Talimatları Çizelgeleri oluşturulur ve bazı eğitimler yapılır. Bazı olumlu sonuçlar not edilmektedir, ancak sonuçta insanlar bu noktayı veya ihtiyacı görmediği için çaba sarf etmemektedir. Bu, bir amacı olmayan veya çözülmesi gereken açık bir sorunu olmayan bir çözümü “itme” örneğini temsil eder.

Bununla birlikte, başka bir şirket, süreç verimliliğini büyük ölçüde etkileyen belirli bir kalite sorunları olduğunun farkındadır. Sorunun analizi, verimin hem vardiya hem de operatör sebebiyle geniş ölçüde değiştiğini gösterir. Bazı operatörlerin ekipmanın kurulumu sırasında mevcut oldukları ve Toplam Üretken Bakım (OEM)’den özel uygulamaların ve ayarlama yöntemlerinin öğrenildiği açıkça görülmektedir. Ne yazık ki, bu yöntemler diğer birimler ile paylaşılmayıp  belgelenmemişti. Bunu belirli bir sorun olarak gören şirket, en kilit konumdaki kişilerin bilgilerine dayanan sürecin tüm yönleri için İş Talimatları Çizelgelerini oluşturdu. Başka bir deyişle, İş Talimatları Çizelgelerini yaratmak için yetenekli operatörler ile birlikte çalışıp onların teknik bilgilerinden yararlanmışlardı.

Problem çözme sürecinizi ve düşünce metodlerınızı TWI becerilerine bağlamanın hayati önem arzeder. Bu mantıksal bağlantı, daha iyi sonuçların elde edilmesine yardımcı olduğu gibi, genel sürecin uzun vadede sürdürülebilmesini daha olası hale getirir. Süreç ilerledikçe İş Talimatları, İş Methodları ve İş İlişkileri programlarını bir araya getirerek problem çözmeye bütünleşik bir yaklaşım kazandırır.

  1. Günlük Operasyonel Toplantıların Yaratılması (veya Değiştirilmesi)

Problem çözme ile bağlantılı olarak, sürdürülebilir TWI’ nin bir diğer önemli unsuru, günlük operasyonel toplantılarınızı içerir. Birçok şirket, performansın hızlı bir şekilde gözden geçirildiği vardiyanın başında ve sonunda ayakta gündelik toplantı yapma alışkanlığına sahiptir.

Toplatılar için temel bir model aşağıdaki şekilde olabilir:

  1. Günlük Güvenlik Dakikası
  2. Genel Duyurular
  3. Operasyonel İnceleme (Çıktı, Kalite, Teslimat vb.)
  4. Kırmızı / Yeşil Durum (Yeşil = İyi, Kırmızı = eksiklik ve bir sonraki adım tartışması)
  5. TWI Eğitim Planı
  6. Görevler, Takip ve Sonraki Adımlar

İsteğe bağlı olarak son zamanlarda meydana gelmiş olan olayların güvenlik incelemesinden başlayarak, gün için belirli bir güvenlik teması veya mesajı proaktif bir şekilde düşünülebilir. Alandaki operasyonlar ve herkesle paylaşılması gereken önemli bilgiler hakkında genel bir duyuru yapılabilir.

Tabii ki, operasyonel performans için yapılan günlük toplantıda da sonuçlara odaklanılmalı (yapılan plan ile gerçek arasındaki fark) ve temel ölçütler dahil edilmelidir. Performans standartlara uygunsa, bunu “yeşil” olarak adlandırıp yola devam edilmelidir. Performans standartın altında kalırsa, bu “kırmızı” olarak adlandırıp herkes için görünür bir şekle hale getirilmelidir. Her bir “kırmızı” gösterge için sorunu basit bir biçimde tartışarak, sorun ile ilgili TWI çalışmaları yapılmalıdır.

TWI’ ye yeni başlayan şirketler için, problemli alanlarıyla bağlantılı olarak TWI kavramlarını yansıtıp gözden geçirilen toplantıya özel bir bölüm eklenmesi gerek. Hemen hemen her süreç ya da problem, denklemin bir parçası olarak insan unsuruna sahiptir. Maalesef, bazı kuruluşların TWI mantığını ve temel ilkelerini günlük operasyonlarına oturtamadıkları görülüyor. Bunun üstesinden gelebilmek için günlük operasyonel toplantılarla birlikte TWI ilkelerini koçluk ve pratik yapılması gerekir. Konuşacak acil bir sorun olmasa bile; eğitim planını ve İş Talimatları Çizelgelerinin oluşturulmasını gözden geçirilmesi gereklidir.

SONUÇ

Programları sürdürebilir hale getirmenin anahtarı sağlam bir plan ile doğru adımları atmaktır. Yukarıda bahsedilen faaliyetleri içerecek bir plan oluşturursanız, problem çözme ve günlük güçlü operasyon yönetimi ile birlikte, daha büyük bir başarılar elde edebilir ve uzun vadede TWI programlarını sürdürebilir hale getirebilirsiniz.

Makalenin orjinal metnini: http://planet-lean.com/how-to-successfully-roll-out-and-sustain-twi-programs

 

Çeviri : Emir Tunç Demirel

 

CEVAP VER