Norm Kadro Analizi, pek çok şirketin gündemine zaman zaman gelen, dile getirilen ve bu konuda biz danışmanlardan destek talep edilen bir çalışmadır.

İş hacmi ile gerekli işgücü miktarını ilişkilendirmek, doğrudan üretim ve hizmet operasyonlarında görev alan pozisyonlar için nispeten kolay olmakla birlikte, özellikle beyaz yakalı kadroların görev yaptığı işlerde bu ilişkiyi kurmak güçleşmektedir.

Ancak bu noktada bizden destek talep eden kurumların konuya bakış açısını ve taleplerinin gerekçesini irdelediğimizde, zaman zaman konunun tüm boyutları dikkate alınmadan böyle bir çalışma yapılmasının istendiğini görmekteyiz.

Bu yazımda, konuyu olabildiğince geniş bir perspektiften ele almak ve organizasyonlar açısından oldukça yüksek katma değere sahip bu çalışmanın amaç, kapsam ve içeriğini tüm yönleriyle ortaya koymak istiyorum.

Norm Kadro Analizi Anlık Bir Fotoğraf Değil, Bir Fotoğraf Çekme Aracıdır

Norm Kadro Analizi temel olarak, standart iş yapış yöntemleri ve iş bölümünün olduğu bir organizasyonda, organizasyonun mevcut ve öngörülebilir gelecekteki iş hacmi dikkate alınarak her bir pozisyon için ihtiyaç duyulan işgücü miktarını, yani çalışan sayılarını belirlemeye yönelik bir çalışmadır.

Bunun beraberinde, çalışma kapsamında her bir pozisyon için belirlenecek “norm kadro parametreleri” de gelecekte iş miktarındaki hangi değişimler dikkate alınarak bu sayıların artırılması ya da azaltılmasına karar verilmesi gerektiğini ortaya koyar.

Bu ifadeden de anlaşılacağı üzere, Norm Kadro Analizi, anlık bir durum tespiti ve sorun çözme çalışmasının ötesinde, kurumlara iş gücü planlaması için sürekli kullanılabilecek bir araç da sağlar.

Norm Kadro Analizi, İş Yapış Biçimlerindeki ve İş Bölümündeki Verimsizliklere ve İyileştirme Fırsatlarına Odaklanır

Norm Kadro Analizi ile yapılacak işgücü planlaması, iş gücü verimsizliğine yol açan operasyonel ya da organizasyonel problemleri bulma ve bunları ortadan kaldıracak çözümleri ortaya koyma, böylelikle işgücünü en üst düzeyde verimli kullanmayı esas alır.

Öncelikle, katma değersiz faaliyetler, organizasyonun farklı bölümlerinde tekrarlanan işler, kişiler / bölümler arası geçişlerdeki aksaklık ve kopukluklardan kaynaklanan geri dönüşler ve hata düzeltme faaliyetleri, bilgi sistemlerinin etkin kullanılmamasından kaynaklanan kayıplar vb. belirlenir. Ardından bunları iyileştirmeye yönelik çözüm önerileri geliştirilerek bu çözümlerin yaşama geçmesi durumunda kazanılabilecek işgücü miktarı ortaya konulur.

Bu yönüyle, işgücü verimliliğini artırmaya yönelik olarak yapılabilecek organizasyon değişikliği, yazılım geliştirmesi, eğitim programları vb. pek çok iyileştirme faaliyetinin işgücü açısından fizibilitesi de yapılmış olur.

Norm Kadro Analizi, Beraberinde Standart İş Yapış Biçimleri ve İş Bölümünü (Organizasyonu) Getirir

Norm Kadro Analizi Çalışmasının amacına uygun sonuçları üretebilmesi için iş yükü miktarlarının öngörülebilir olması, bunun için de işlerin ve iş bölümünün olabildiğince standart hale getirilmesi gerekir. İş akışlarında geçmişten gelen verimsizlikler, iş bölümündeki gri alanlar, yakın zamanda yaşanan hızlı büyüme sonucu (biraz da kontrolsüz biçimde) oluşan ya da sayıları artan kadrolar, teknolojik altyapıda yapılan yatırımlar sonucunda ortaya çıkan işgücü kazanımlarının sağlıklı öngörülememesi ya da organizasyonun öngörülebilecek gelecekteki stratejik öncelikleri ve iş modelindeki değişimleri vb. olabildiğince öngörülebilir ve tanımlı hale getirmeyi de kapsar.

Çoğu zaman bu ve benzeri unsurları dikkate almadan, yalnızca sektördeki rakipler ya da benzer nitelikteki kurumlarla kıyaslama yapılarak gerçekleştirilecek “hızlı” ancak “yüzeysel” çalışmalar amacına uygun sonuç üretmeyecek ve muhtemelen uygulama olanağı da bulmayacaktır.

Norm Kadro Analizinde Amaç, Toplam Mümkün Olan En Sayıda Az Çalışana Yüklemek Değil, Toplam İş Yükünü Her Bir Çalışan İçin Makul Düzeyde ve Tüm Organizasyona Dengeli Biçimde Yaymaktır

Norm Kadro Analizi ile verimli bir yapı kurgulanmaya çalışılırken, yalnızca en temel verimsizlik nedenlerinden birincisi olan düzensizlikleri ortadan kaldırmaya odaklı bir bakış açısı ile hareket etmek yeterli değildir. İkinci temel verimsizlik nedenin de çalışanlara aşırı yüklenme olduğu asla unutulmamalıdır.

Pek çok organizasyonda organizasyondaki herkesin ya da belirli bölümlerdeki/pozisyonlardaki çalışanların aşırı iş yükü altında çalışmasından kaynaklı verimsizlikleri sıklıkla görmekteyiz. İşgücünden tasarruf edileceği zannedilerek oluşturulan ve sürdürülmeye çalışılan bu tür çalışma düzenlerinin geri dönüşü, ihmal edilen uzun erimli görevler, hatalı / eksik iş çıktıları, işlerin belirli masalarda bekleyip akmaması nedeniyle başka çalışanların boş kalması gibi çok daha büyük kayıplar olarak karşımıza çıkmaktadır.

O nedenle analiz bulgularından hareketle işgücü ve kadro planlaması yapılırken her bir çalışana makul seviyede bir iş yükü yüklenmesi ve toplam iş yükünün tüm organizasyona dengeli biçimde dağıtılması gözetilmesi gereken temel ilkelerden biridir.

Norm Kadro Analizi, Çalışanların Boş Geçen Zamanlarını Yakalamak İçin Yapılan Bir Tür Dedektiflik Çalışması Değildir

Pek çok organizasyonda, çeşitli nedenlerle zaman kaybına yol açan, çalışanların işgüçlerinin verimli kullanılmasını engelleyen alışkanlıklar, davranış biçimleri olabilir ve bunların olabildiğince ortadan kaldırılması gerekir. Bununla birlikte Norm Kadro Analizi çalışması, her bir çalışanın ne sıklıkla ihtiyaç molası verdiği, çay/sigara molalarını gereğinden uzun tutup tutmadığı, öğlen arası için ne zaman masasından kalkıp, ne zaman masasına döndüğü ya da masasının başındayken ne kadar süre kişisel banka hesapları ya da alışveriş sitelerinde zaman harcadığıyla ilgilenmez. Organizasyon genelinde ya da belirli bölümlerde bu tür disiplinsizlikler ve düzensizlikler varsa bunları saptamak, ilgili çalışanları bu konuda uyarmak ve ihtiyaç duyulan makul önlemleri alarak çalışma disiplinini sağlamak, sınırlı süreli ve belirli bir amaca yönelik bir çalışmadan beklenebilecek bir işlev olmayıp, özü itibariyle organizasyonda bulunan yöneticilerin asli sorumluluklarından biridir.

Norm Kadro Analizi Organizasyonun Stratejik Gelişimini Destekler

Norm Kadro Analizi kapsamında mevcut iş bölümü ve iş yapış biçimlerini irdelerken gereğinden fazla zaman ve işgücü harcanan pek çok süreç ve faaliyeti saptayıp buradaki verimsizlikleri ortadan kaldırırken, organizasyonun stratejik yönelimleri ve operasyonel gereksinimleri dikkate alındığında olması gerekenden çok daha az zaman ve kaynak ayrılan süreç ve faaliyetlerle de sıkça karşılaşırız. Bu durum, organizasyonların günü kurtarmakla yetinip, hedefleri stratejik değişimi ve gelişimi sağlayamamalarının önündeki temel engellerden biridir.

Çalışma kapsamında, verimsizliklerin ortadan kaldırılmasıyla açığa çıkacak işgücünün söz konusu süreç ve faaliyetlere yönlendirilmesine olanak verecek düzenlemeler yapılarak bu engelin de ortadan kaldırılmaktadır.

Norm Kadro Analizi, Masa Başında Yapılan Bir İdeal Durum Kurgusu ve Buna Dayalı Bir Hesaplama Değil, Verimlilik Yönündeki Bir Gelişim Çabasının Yol Haritasıdır

Norm Kadro Analizi yapılarak öngörülen verimlilik fırsatları ve buna dayalı olarak yapılacak tüm hesaplama ve planlamalar, söz konusu verimlilikleri sağlayacak iyileştirme faaliyetleri yaşama geçirilmediği sürece hiçbir anlam taşımaz.  Katma değersiz işlemlerin elimine edilebilmesi için gerekli kararların alınması, belirli görevlerin tek bir pozisyonda birleştirilmesi ve ilgili çalışanların bu rollerini başarıyla yerine getirecek biçimde geliştirilmesi, hata önleyici mekanizmaların bilgi sistemlerine entegre edilmesi, farklı bilgi sistemleri arasındaki entegrasyonun sağlanması gibi çok sayıda iyileştirme yaşama geçirildikçe kurgulanan yapının işlerlik kazanması ve bunun için öngörülen işgücü planlamasının doğru/anlamlı hale gelmesi mümkün olur.

O nedenle Norm Kadro Analizi çalışması mutlaka bir Devreye Alma Planı içermeli ve öngörülen kadro sayılarına geçiş, bu planın gerçekleşmesine paralel olarak sağlanmalıdır.

Norm Kadro Analizi Disiplinler Arası Bir Yaklaşım ve Uzmanlık Gerektirir

Önceki bölümlerde değinildiği gibi Norm Kadro Analizi, iş yapış biçimleri ve iş bölümündeki iyileştirme fırsatlarına odaklanan bir çalışmadır. O nedenle iş yapış biçimleri ve iş bölümündeki sorunları ve gelişim fırsatlarını görebilmek ve çözebilmek için farklı sektör ve iş modellerindeki satış, pazarlama, mali işler, satınalma gibi ilgili tüm fonksiyonlara ilişkin derinlemesine bir süreç bilgisi ve deneyimi gerektirir.

Öte yandan, süreçlerde ve iş bölümünde verimlilik adına yapılması öngörülen düzenlemelerin benimsenmesi ve yaşama geçirilmesi, bunların organizasyon kültürü ve mevcut insan dokusuyla uyumlu olmasına bağlıdır. En mükemmel kurgular bile inşa edildikleri zemin buna uygun değilse ve uygun hale getirilmezse çökmeye mahkumdur. Bu yüzden Norm Kadro Analizi çalışmaları aynı zamanda derinlemesine bir Organizasyon ve İnsan Kaynakları Yönetimi uzmanlığı gerektirir.

Tunç Sancı