Online Çalışma Kültürü

0
662

Dijital dünyaya geçişin hız kazandığı bugünlerde yönetim yaklaşımları kendilerini yeni dünyaya adapte etmeye çalışmaktadırlar. Aslında bir çok teknoloji şirketi ve banka gibi hizmet sunucuları yıllardır online sistemlerini test ederken bunu çalışanlarına esnek çalışma olarak bir ayrıcalık ve çalışan motivasyonunu artırıcı bir unsur olarak sunmaktaydı. Bununla birlikte şirketlerin artan giderleri, kaynakların hızla tüketimi, yolda harcanan zaman, hava kirliliği gibi bir çok etmen ilerleyen dönemde şirketleri, çalışanlarını evden iş yapar hale getirecekleri bir gerçekliktir.

Ancak bunu yaparken gerekli teknolojik donanım ve yeterli bilgiye sahip olma gerekliliğiyle birlikte evden çalışma kültürünün de çalışanlara benimsetilmesi gerekmektedir. Bu adaptasyon sürecini hızlandırmak için kullanılabilecek araçlar gruplandırılarak aşağıda belirtilmiştir.

İçerik yaratma konusunda katılımcıların birlikte çalışabileceği, eş zamanlı olarak üzerinde değişiklik yapabileceği ve bilgileri ortak bir alanda saklayan araçlar;

  • Office 365
  • Google Docs (G Suite)
  • Confulence
  • Miro

Çalışanların video konferans yaparak, problemler üzerine konuşabileceği, tıpkı fiziksel ortamdaki gibi tahta üzerinde çalışabileceği, haftalık planlamalarını ve değerlendirmelerini yapabileceği, atölye ve eğitim yapabileceği araçlar;

  • Zoom
  • Tencent Conference
  • Ding Talk
  • Webex
  • Microsoft Teams

Birbirleriyle doküman, belge paylaşabileceği ve depolayabileceği, dokümanları organize edebileceği ve çalışmaların organizasyonel olarak belirlenen kişilerin kullanım yetkilerinde olabileceği araçlar;

  • Box
  • Sharepoint
  • Dropbox Business
  • Baldu Cloud Disk
  • OneDrive

Acil sorular, anlık bildirimlerin ya da güncel bilgilerin paylaşılması, takım çalışmalarının ve sosyal sohbetlerin yapılabilmesi için olan kanal bazlı iletişim araçları;

  • Ding Talk
  • WeChat Business
  • Slack
  • Microsoft Teams
  • Basecamp
  • Hipchat
  • Google Hangouts
  • Skype

Toplantı sonrası görevlerin atanması, takip edilmesi ve değerlendirilmesi, bekleyen işlerin önceliklendirilmesi, performans yönetimi, proje yönetimi, kontrol listelerinin oluşturulması ve takibi gibi daha çok takip yönetim araçları olarak;

  • Trello
  • Jira
  • Asana
  • Smartsheet
  • Microsoft Planner
  • Basecamp

Yarışma, oylama, sunum, birlikte öğrenme, soru ve cevap çalışması gibi daha çok interaktif öğrenme ortamı sunan online araçlar;

  • Kahoot
  • Ideaboardz
  • Slido
  • Poll everywhere
  • Mentimeter

Bu araçların birçoğu birbiriyle uyumlu çalışabilmektedir. Kendi şirketiniz için iş birimleri, bilgi teknolojileri ve bilgi güvenliği ile birlikte bir araya gelerek en uygun aracı seçmeniz adaptasyon sürecinizi kısaltacaktır

Online çalışma kanalları zor konular üzerinde çalışılan ve ilişkilere dayanan 1’e 1 görüşmeler,  grup toplantılarının, problem çözme çalışmalarının, planlamaların, değerlendirmelerin, eğitim ve atölye çalışmalarıyla takım içi konuşmaların yapılabildiği video konferanslar; daha çok acil durumlardan haberdar olmak ve takım için sosyal konuşmaları yapmak için chat; kısa açıklama, yönlendirme, toplantı sonrası durumu özetleme için sesli not ve video paylaşımları; toplu bilgilendirme daha resmi konular için de e-mail kullanılmaktadır.

Aslında bir çoğu yüz yüze, fiziksel ortamda da geçerli olmakla birlikte online grup çalışmaları/video konferanslarda dikkat edilmesi gereken hususlar;

Çalışma/konferans öncesi

  • Rahat bir çalışma ortamının olması
  • Teknolojik altyapının test edilmiş olması
  • Toplantı/çalışma davetinin katılımcılarla kolayca paylaşılabilmesi
  • Toplantının bir moderatörünün olması
  • Toplantı öncesi gerekli bilgi ve belgelerin paylaşılarak toplantıya çalışanların hazırlık gelmesi

En temel hazırlıklardır. Aslında bu kuralların tamamı yüz yüze toplantılar için de geçerlidir.

Çalışma/konferans sırasında

  • Herkesin toplantıya tam odaklı olması için kullanılan teknolojik sistemin özelliklerinden tam faydalanılması
  • Özellikle karar alma toplantılarına hazırlıksız gelindiği durumlarda toplantının başlamadan sonlandırılması
  • Görüntünün net gelmesi, kameraya bakılarak konuşulması ve mimiklerin kullanılması
  • Görüş ve düşüncelerin net anlaşılabilmesi için chat kutuları, oylama gibi tele konferans özelliklerinin kullanılması
  • Toplantının belirlenen süre dışına çıkmaması, gerekli yerde moderatörün uyarması
  • Uzun süren toplantılarda insanların rahatlaması için mola verilmesi
  • Toplantıda ortaya çıkan tüm fikirlerin kayıt altına alınması

Çalışma/konferans sonrası

  • Toplantı notu ve çalışma sonrası yapılacaklar notunun katılımcılara dağıtılması
  • Toplantı içeriği, kurgusu ve teknik deneyimiyle ilgili katılımcılardan net geribildirim alınması

gibi etmenlerdir. Online toplantılarla birlikte yardımcı diğer çalışma araçlarının etkin kullanımı evden çalışmayı bir noktada daha etkin hale getirebilir (Kaynak: Mckinsey).

İkilemler

Birçok şirket evden çalışmanın verimsiz olduğunu düşünürken, bazı şirketler de evden çalışmayı maliyet azaltan bir unsur olarak tercih etmektedir. Çalışan açısından da durum farklı değildir. Bazı çalışanlar evde dikkat dağıtıcı faktörlerin fazla olduğunu, dolayısıyla ofislerinde daha etkin çalıştıklarını belirtmektedirler. Bu görüş aynı şekilde yöneticiler arasında da farklılık göstermektedir. Bazı çalışanlar ise evden çalışmanın yönetici ve bazen müşteri gözünde mesai kavramını ortadan kaldırdığını ve dolayısıyla daha fazla çalışıldığını düşünmektedir.

Günümüzde ofis ortamındaki çalışmalarına bir noktaya kadar insanın sosyal gereksinimlerini karşılayan bir aktivite olarak bakıldığında tüm bunların insan üzerindeki psikolojik etkileri de göz ardı edilmemelidir. Ya da evde aileyle birlikte geçirilen zamanın artıyor olmasının aile kurumuna etkileri üzerinde düşünülmesi gereken konulardır. Yalın açısından ise evden çalışmanın bizleri ne boyutta gembadan ve takım olma bilincinden uzaklaştıracağı konusudur. Bunlar üzerine daha tartışılması ve karara varılması gereken konulardır.

Her kriz ortamı mevcut sistemin sorgulanması için ortamlar sunarken malum virüs de şirketlere çalışma için fiziksel ofis ortamının ihtiyacını sorgulattığı aşikardır. Bulunduğumuz çağın getirdiği teknolojik yeniliklerin bu ihtiyacı karşıladığı kesindir. Ancak şirketlerin düşünce yapısı olarak bu durumlara nasıl alışacağı konusu daha kritik görünmektedir. Önerimiz her şirketin sahip olduğu temel değerleri baz alarak online ve fiziksel çalışma kültürlerini yeniden değerlendirmesi gerekliliğidir.

 

Eren Artar
Danışman – Yalın Enstitü

CEVAP VER