Yalın Danışman Olmayı Öğrenmek

0
557

Zingerman’s-a beş yıl önce çırak olarak getirildim. Zingerman’s Mail Order’in yönetici ortağı Tom Root’un organizasyon boyunca ilgilendiği farklı projelerde yardıma ihtiyacı vardı ve her an her yerde olamadığından kendisini temsil edecek birine sahip olmanın iyi olacağını düşündü.

O zamanlar Yalın Düşünce hakkında hiçbir şey bilmiyordum. Ancak mühendislik geçmişimden dolayı Altı Sigma ile iyileştirme ve deney yapma fikirlerini duymuştum. Bunların hiçbiri bana yabancı değildi fakat bu fikirlerin ve tekniklerin gerçek dünyada uygulanması farklı bir meseleydi.

Başlangıçtaki yaklaşımımızı tek kelimeyle “itmek” olarak anlatabilirim. Yönetici takımının önderliğinde Tom’un Mail Order’daki yalın tecrübesiyle elde ettiği bilgiyi potansiyele sahip işyerlerine gidip anlattık. Çıraklığımın ilk yılında Dr. Liker’in (Kata sınıfına ben de katılmıştım) bir grup öğrencisini Mail Order’da ağırladık. Öğrencilerden bir tanesini şarküterimize aldık, kalanları ise takımlara ayırdık. Bu fırsat yalını Zingerman’s zincirlerinde ufak ufak yaymak adına ilk adımımız oldu.

Müdüre Laura Wonch ile konuştuktan sonra salamura sığır eti israfı özelinde sandviç hattında çalışma fırsatımız oldu. Sekiz israf fikrini tanıttık (çoğu insan yedisini hatırlar fakat bize göre kullanılmayan zekâ da büyük bir israftır) ve durumu iyileştirmek için ne yapabileceğimize bakmaya başladık. Mevcut durum hakkında aslında çok fazla bilgiye sahip değildik ama salamura etin bulunduğu sandviç (Reuben) çok talep gördüğü için buraya odaklanmaya karar verdik. Küçük bir iyileştirmenin toplamda büyük farklara yol açacağını biliyorduk ve temel yalın prensipleri hızlı ve kolay bir şekilde uygulayabileceğimiz bir yol olarak gördük.

Müdahil olduğum ilk yalın projelerden biriydi ve çok fazla şey öğrendim. Mesela mevcut durumu olduğu gibi anlayabilmenin bu kadar uzun süreceği hakkında hiçbir fikrim yoktu. Buradan çıkarılması gereken dersin dengesiz bir süreci ölçmenin oldukça zor olduğu düşüncesindeyim. Yalnızca veri toplayabilmek ve mevcut durumu haritalayıp ne kadar et israf ettiğimizi bulmak için şarküterinin sandviç hattına bazı standartlar getirmemiz gerekti. Ayrıca dönüşümlerimizde çoğumuzun karşılaştığı o ünlü “yalına karşı gösterilen direnci” deneyimlediğim ilk zamandı. Şarküterideki çalışanlar ihtiyaç duyduğumuz veriyi toplamanın onlar için fazladan iş anlamına geldiğini düşünerek taşıdığı değeri görmekte zorlandılar. Onlarla epey vakit geçirerek her öğrenimimizi paylaştık ve hat üzerinde bir çift elden daha fazla anlam taşıdıklarını görmelerine yardımcı olduk. İşi geliştirmek için zekâlarına ve tecrübelerine de ihtiyacımız vardı.

Yalın koç olarak herkesin her sabah sürekli iyileştirme yapmak için işe gelmediğini hatırlamanız ve herkesin sizi görmekten mutlu olmayacağını kabul etmeniz gerekiyor. İnsanlardan istediğimiz şey işle ilgili yeni bir düşünce biçimi geliştirmeleriydi. Bunu başarmak içinse hat yöneticisinin ikna edilmesi ve destek vermesi oldukça büyük önem taşıyor. Laura iyi bir müdüre. İnsanların işlerinin yalnızca sandviç hazırlamak olmadığı aynı zamanda israfı ölçmek ve süreci iyileştirmenin de görevleri arasında olduğu beklentisini yarattı. Ufak direnç kümeleri kalmış olsa dahi bu hareketinin inanılmaz faydası dokundu.

Adapte Olmayı Öğrenmek

İşe yeni başladığım zamanda gerçekten emreden bir tavrım vardı ve bunun pek işe yaradığını söyleyemem. Yalın Düşünce dayatılabilecek bir şey değil. İnsanlar bilgiyi ancak doğru olduğunu düşündükleri zaman alırlar. Bu yoldan kendi hızlarıyla geçmeleri benim için büyük önem taşıyor.

İnsanlarla el ele çalışmanın aynı noktada buluşmak ve tevazu göstermek konusunda çok faydasını gördüm. Beni işlerini nasıl yapmaları gerektiğini bildiğini iddia eden “uzman” olarak görmelerini istemiyorum. Sadece onların tecrübesi ve iş algılarıyla birleştiği zaman işi birlikte dönüştürmemize yardımcı olacak bir takım araçlara sahibim. Bu da beni hemen her zaman hat üzerinde salamura et keserken veya standart iş talimatı (SOP) okurken görebileceğiniz anlamına geliyor.

Tüm çalışanlarla hemfikir olmak çok önemli çünkü biz yalın koçlara aşikâr olan bir şeyin sahada olan insanlar tarafından görülmesi daha zor olabilir. Bu nedenle Zingerman’s zincirlerinde aktivitelerimizi iyi tanımlanmış bir vizyona oturtuyoruz. Bizim açımızdan bakacak olursak etkinliklerin üç standardımızla uyumlu olması gerekiyor; iyi yemek, iyi hizmet ve iyi fiyat.

Ve yine de yalın koç olarak bu vizyonu farklı insanların anlayabileceği şekilde tercüme etmem gerekiyor. Ben verilerden anlam çıkaran bir insanım ancak herkes böyle değil. Çoğu insan rakamlardan haz etmez. Kimisi rekabeti sever, kimisi de oyunlara ve yarışmalara karşı ilgilidir. Bazıları standartları takip etmeyi tercih ederken bazısı da görselliğe yatkındır. Farklı insanlar farklı şekillerde iş yapıyorlar.

Her şey kimin öğrenci olduğuyla başlıyor. Örneğin Cornman Farms’taki yalın projemizde iyileştirme takımı doğrudan iş ortaklarını yönetmeyle uğraştı. İş sahiplerinin yalına bu kadar hevesli olması, yalın uygulamaların tepeden inme riskini taşıdığı için farklı bir zorlukla karşı karşıyaydık. Bu riski önlemek için gembada zaman geçirdim, çalıştım ve insanlara onları önemsediğimi kanıtladım. Bunu her zaman yapıyorum, en başından yönetimle anlaşmayı başarmış olsak bile. Mesele insanları yargılamak için değil, işlerini iyileştirmelerine yardımcı olmak için orada olduğunuzu göstermekte.

Yalın koçların karşılaşacakları milyonlarca farklı duruma adapte olabilmek için bukalemun gibi olması, insanların neyi önemsediğini bulması gerekiyor. Zingerman’s’ta en çok yemeğin kalitesine mi önem veriyorlar yoksa nikâhlarını hazırladıkları insanlara mı? Aslında her durum birbirinden farklı.

Adapte olmam gereken onca durum arasında en çok zorladığım şeker şirketimizin projesiydi. Yepyeni bir tesise geçmek ve birkaç parça ekipman almak için yeni kredi çekilmişti. Krediyi rahat rahat geri ödeyebileceklerini düşünüyorlardı fakat işler tahmin ettikleri gibi yolunda gitmedi. Yardım etmek üzere oraya yollandığımda yöneticinin kişisel sebeplerden ötürü uzaklaştırıldığını ve onun yerini de doldurmam gerektiğini öğrendim. Üretim müdürlüğüne bu koşullarda terfi edildim. İşi öğrenmek için zaman harcadığımdan dolayı uyum sağlamam uzun sürmedi. Ancak işin zorluğu önceki yöneticinin tüm operasyonu tek başına yönetmesinde ve ihtiyacım olan tüm bilgilerin onunla beraber ortadan kaybolmasında gizliydi. Gergin bir durumdaydık. Üretim müdürlüğü tecrübesine sahip olmamam ve tatil sezonuna yaklaşıyor olmamız da cabasıydı. O dönem iyi geçmese de bize öğrettikleri ile daha yalın bir sisteme yavaş yavaş geçmeye başlamıştık. Görsel yönetimi ve şekerleme hazırlamak için standartları uygulamaya aldık (tarifleri olabildiğince görselleştirmemiz geçici çalışanların işini oldukça kolaylaştırdı). Ayrıca Kanban sistemi kullanarak bitmiş ürünler için süpermarket oluşturduk. Ortamdaki en büyük sıkıntı ise insanların verdikleri kararı onaylatmak için sürekli müdürlerine gitmeleriydi. Ben ise tam aksine işlerinde ve problem çözme becerilerinde daha başlarına buyruk olmalarını istiyordum. Sahayı güçlendirmek ve uzmanların biz değil kendileri olduğunu anlamaları için çok sıkı çalıştık. Üstesinden geldiğimiz en büyük zorluk en tatminkâr sonucu vermiş oldu.

Geçtiğimiz beş yıl boyunca yalın koç olarak işimi yapabilmek için duruşumu çok kez değiştirmek zorunda kaldım. Buyurgan, destekleyici, veriden anlayan, psikolog, üretim mühendisi ve daha nice rollere büründüm. Bu iş yapmak kesinlikle farklı maskeler takmayı gerektiriyor. Beni yanlış anlamayın, her yerde aynı insanım fakat gittiğim yere bağlı olarak farklı özelliklerimi öne çıkarıyorum.

Kendi Sonunuzu Hazırlama

Tom Root beni işe aldığında “yalın takımın” görevinin bilgisini aktarmak ve daha fazla ihtiyaç duyulmamak olduğunu söylemişti. Bu söz bana oldukça mantıklı geliyor çünkü doğru yapıldığı zaman insanlar işi nasıl iyileştirebilecekleri konusunda fikirlerini kendi aralarında paylaşmaya başlıyor ve sürekli iyileştirme çalışanların önderliğinde ilerliyor. Buraya ulaşmak için öğrencimin nasıl öğrendiğini buluyor, gerekli araçları veriyor ve değişimi birinci elden tecrübe etmelerini sağlıyor, süreçlerinden olabildiğince fazla şey öğrenmeleri için onları cesaretlendiriyorum. Nihayetinde müdür koç oluyor, çalışanları eğitmeye başlıyor ve ters giden bir şeyler olduğunda konuşmaları için onlara güç veriyor.

Bir gün yalın koç olarak bana artık ihtiyaç duymayacaklar. O zamana kadar dönüşümlerini kolaylaştırmak için tecrübelerimizle elde ettiğimiz yalın bilgiyi organizasyon boyunca olabildiğince fazla insanla paylaşacağım. Kendi adıma konuşacak olursam beş yılda yaptığımız onca deneyden tonla şey öğrenerek epey yol kat ettim. Daha da önemlisi bizimle beraber çalışan farklı kişiliklere sahip insanlara çok daha derin şükran duyuyorum. Onları daha yakından tanımak ve her gün işe geliş sebeplerini öğrenmek çok büyük bir hediye.

Yazar

Teri Laeder
Süreç Mühendisi
Zingerman’s Delicatessen Inc.

 

Çeviri

Mehmet Talha Kurt
Araştırma Görevlisi
Yalın Enstitü Türkiye

CEVAP VER