KURUMLARIN YENİDEN YAPILANDIRILMASI – REORGANİZASYON

0
978

Yeniden Yapılandırma, Reorganizasyon, Organizasyonel Dönüşüm

Kurumlar zaman zaman faaliyet alanlarındaki farklılaşmalar, iş süreçlerindeki iyileştirme fırsat ve gereksinimleri, yönetim yaklaşımındaki değişiklikler vb. nedenlerle mevcut organizasyon yapılarını değiştirme ve yeniden yapılanma ihtiyacı duyarlar. Bu ihtiyaç, kurumun belli bir faaliyet alanı, fonksiyonu vb. ile sınırlı olabileceği gibi bazı durumlarda organizasyonun geneline yönelik bir gereklilik de olabilir.

Her durumda amaç;

  • kurumun mevcut iş modeli ve uzun dönemli hedef ve stratejileri ile uyumlu,
  • süreçlere ilişkin görev, yetki ve sorumluluk paylaşımını net bir biçimde tarifi eden,
  • bilgi akışı, iletişim ve iş birliğini destekleyen,
  • mevcut ve potansiyel çalışanlara anlamlı görevler sunan

bir organizasyon yapısını kurgulamak ve yaşama geçirmektir.

Böyle bir organizasyonun kurgusunun doğru oluşturulması ve etkin biçimde yaşama geçirilmesi, kurumların mevcut performansı ve geleceği açısından belirleyici role sahiptir.

Yönetim Danışmanı olarak müdahil olduğum, farklı sektörlerdeki 30’a yakın yeniden yapılandırma projesinden edindiğim deneyimlere göre bir yeniden yapılandırma projesinin sağlıklı biçimde gerçekleştirilebilmesi için dikkat edilmesi gereken başlıca konular şunlardır:

  1. Yeniden Yapılandırma projenizin ana amacını netleştirerek işe başlayın: Yeniden yapılandırma dediğimiz şey özü itibariyle bir iş bölümüdür. Organizasyonun paydaşları için değer üretebilmek için yapması gereken işlerin bütünün organizasyon içindeki farklı birimler ve kişiler arasında paylaşılmasıdır. Bu paylaşımın farklı biçimlerde yapılması mümkündür ve her bir yaklaşımın diğerlerine göre avantaj ve dezavantajları vardır. “Doğru organizasyon” sizin amacınıza en çok hizmet edecek organizasyon olduğu için başlangıçta söz konusu amacın net biçimde belirlenmesi, üzerinde uzlaşılması ve mümkünse ana hatlarıyla yazılı hale getirilmesi önemlidir. Şüphesiz ki yeniden yapılandırma projenizin amacını belirleyecek en önemli unsur, kurumunuzun uzun dönemli hedef ve stratejileri olmalıdır.
  2. Yeni organizasyonunuzu kurgularken tüm paydaşların ihtiyaç ve beklentilerini dikkate alın: Kurgulayacağınız organizasyon yapısı, iş yapış biçimlerinizi değiştirecek ve ilişki içinde olduğunuz paydaşlarla olan ilişkilerinizi de yeniden şekillendirecektir. Dolayısıyla organizasyon yapınızı değiştirirken; çalışanlarınızın, müşterilerinizin, tedarikçilerinizin ve diğer paydaşlarınızın bundan nasıl etkileneceğini; müşterilerinizin gözündeki imajınız, işveren marka algınız vb. konuların nasıl değişeceğini göz önünde bulundurmanız gerekir. Bu amaçla, ilgili organizasyon tasarımı öncesinde, çeşitli iletişim yollarını kullanarak ilgili tarafların mevcut duruma ilişkin değerlendirmelerine ve gelecek duruma ilişkin beklentilerini öğrenin. Mümkünse ilgili tarafların temsilcilerini tasarım sürecine dahil edin.
  3. Bugün ve öngörülen gelecekteki ihtiyaçlarınız arasındaki dengeyi gözetin: Organizasyon yapınızı kurgularken, yalnızca bugünkü operasyonel gereksinimleriniz ve mevcut insan kaynağınızın yetkinliklerine odaklanıp, buralardaki kısıtlarınıza göre hareket etmeyin. İş bölümü ve görev kapsamlarını, kurumunuzun uzun dönemli hedef ve stratejilerini destekleyecek yapıların oluşması ve gerekli insan kaynağının kuruma dahil olması ya da kurum içinde yetişmesini sağlayacak biçimde tanımlayın.
  4. Gerektiğinde sektörel alışkanlıkları terk edin: Kurumlara yeni bir organizasyon önerisi getirdiğimde “bizim sektörümüzde bu şekilde çalışan bir kurum var mı?” sorusuyla sıkça karşılaşırım. Oysa ki çoğu zaman sektörünüzü zorlayan sorunları ve belirsizlikleri, bulunduğunuz sektörden daha yoğun bir şekilde yaşayan ve buna uygun çözümler geliştiren sektörlerden alınacak pek çok ders vardır. Bu derslere açık olmak ve yeri geldiğinizde paradigmalarınızı değiştirerek sektörünüzde denenmemişi denemek, çoğu zaman sizi rakiplerinizden daha üstün konuma taşır.
  5. İzlenebilirlik ve hesap verilebilirlik ilkelerini göz önünde bulundurun: Organizasyonunuzdaki bölümler ve pozisyonlar arasındaki iş bölümünü yaparken, söz her bir bölüm ya da pozisyonun performansının izlenebilirliği ve ortaya çıkacak hangi sonuçlardan sorumlu tutulabileceğini eşzamanlı olarak göz önünde bulundurun. İşin yapılması, iyileştirilmesi, sonuçlarının kontrol edilmesi, denetlenmesi vb. rolleri net bir biçimde ayrıştırın ve problemlerin mümkün olan en kısa sürede fark edilmesine olanak verecek biçimde bölümler/pozisyonlar arasında paylaştırın.
  6. İşlerin bütünselliği ve gerektirdiği yetkinlikleri dikkate alarak pozisyonların görev kapsam ve sınırlarını belirleyin: Organizasyonunuzda yer alacak her bir pozisyonun tanımlayacağınız görevler; gerek mevcut, gerekse potansiyel çalışanlarınız için anlamlı bir iş olarak görüleceği bütünsellikte taşımalıdır. Bu, operasyonel verimliği ve hesap verilebilirliği de destekleyici bir yaklaşımdır. Bununla birlikte, oluşturacağınız görev tanımları, bir arada bulunması nadir görülen bireysel özellikleri ve mesleki bilgi becerileri gerektirmeyecek nitelikte olmalıdır.
  7. Kısa ve uzun dönemli odaklanma gerektiren işler arasındaki dengeyi gözetin: Önemli olsun ya da olmasın, acil sonuç üretilmesi gereken işler çoğu zaman, önemli ancak acil olmayan işlere ayrılması gereken zamanı ve çabayı da tüketir. “Zaman Yönetimi” eğitimleri de bu derde belli ölçüde çare olabilir. Bu nedenle, görev kapsamları belirlenirken, müşteri taleplerinin yanıtlanması, siparişlerin sisteme girilmesi, müşteri şikayetleri için yerinde inceleme yapılması gibi kısa dönemde sonuçlanması istenen görevlerle yeni pazarların araştırılması, potansiyel müşteri ziyaretleri yapılması vb. yararları uzun dönemde ortaya çıkabilecek görevler, dengeli biçimde pozisyonlara dağıtılmalı; gerekirse tümüyle ayrıştırılmalıdır.
  8. Kurguladığınız yapının kritik iş süreçleri üzerindeki olası etkilerini sorgulayın: Başlangıçta belirlediğiniz amaç ve ilkelerle kurgulayacağınız organizasyon yapısının kritik iş süreçlerinizi nasıl etkileyeceğini dikkatle sorgulayın. İşlerin verimli, hızlı ve hatasız biçimde yürüyeceğinden; bazı adımların ortada kalıp kalmayacağından; herhangi bir yetki karmaşası yaşanıp yaşanmayacağından emin olun.
  9. Organizasyon tasarımınızı yazılı hale getirin: Bir organizasyon tasarımı, yalnızca yeni bir organizasyon şeması çizilmesi ve pozisyonların yeniden adlandırılması demek değildir. Yeni bir organizasyon kurgusu oluşturulurken; bu kurgu doğrultusunda çalışanların ne yapacaklarının ve nasıl yapacaklarının net ve yeterli ayrıntıda tanımlanmış olması gerekir. Bu nedenle organizasyon kurgusu yapılırken, organizasyon şemasının yanı sıra görev tanımlarının ve kritik iş süreçlerine ilişkin süreç haritaları, prosedürler vb. dokümantasyonun da bu kurguya uygun olarak tasarım sürecinde güncellenmesi gerekir.
  10. Ayrıntılı bir devreye alma planı oluşturun: Organizasyonunuzu mevcut durumdan, kurguladığınız ideal duruma geçirebilmek için çalışanların yeni görev kapsamlarını öğrenmeleri ve yeni görevlerinin gerektirdiği ilave yetkinlikleri kazanmaları, bilgi sistemleri altyapısında gerekli değişikliklerin yapılması, bütçe ve maliyet yönetimi altyapısının güncellenmesi vb. pek çok devreye alma faaliyetinin yerine getirilmesi gerekebilir. Bu durumda, söz konusu faaliyetleri eksiksiz biçimde içerecek bir Devreye Alma Planının oluşturulması ve bu plan üzerinden dönüşüm sürecinin yönetilmesi son derece önemlidir. Öte yandan, ne kadar iyi planlanırsa planlansın, devreye alma sürecinin ilk dönemlerinde bazı hataların ve performans kayıplarının yaşanmasının da doğal olduğu unutulmamalıdır.
  11. Yeni organizasyonun amaç ve ilkelerini tüm çalışanların benimsemesini sağlayın: Yeni organizasyonun devreye alınması aşamasında üzerinde titizlikle durulması gereken bir konu, oluşturulan yeni organizasyonun hangi amaçlara yönelik olarak ve hangi ilkeler doğrultusunda kurgulandığı konusunda çalışanların net ve ayrıntılı biçimde bilgilendirilmesidir. Bu, onların yeni görevlerini benimsemelerini ve yeni görevlerinde kendilerinden ne beklendiğini anlamaları ve içselleştirmelerini kolaylaştıracaktır.
  12. Tüm bunları mümkün olan en kısa sürede yapın: Yeniden yapılandırma sürecine giren bir kurum, bir anlamda ameliyat masasındaki hasta gibidir. Ameliyatın bir nedenle uzamasının, nabzın düşmesi, hastanın mikrop kapması vb. riskleri artırması gibi organizasyonel dönüşüm süreci makul bir sürede tamamlanamadığı takdirde, insanların değişime olan inancın ve desteğin azalması, dedikoduların artması, belirsizlik ortamından umudu kesen çalışanların işten ayrılması vb. olumsuzlukların ortaya çıkma olasılığı artacaktır. Bu nedenle, kurumlar yeniden yapılandırma çalışmalarına gerçekten hazır olduklarında başlamalı ve olabildiğince kısa sürede sonuçlandırılmalıdırlar. Sürecin herhangi bir nedenle uzaması durumunda, gerek çalışanlar, gerekse diğer paydaşlar sürecin gidişatı hakkında yeterli ve doğru biçimde bilgilendirilmelidir.

RESTRUCTURING THE CORPORATIONS – REORGANIZATION

Restructuring, Reorganization, Organizational Transformation

Corporations need to change their existing organizational and restructure themselves because of the reasons such as variations in their business lines, improvement opportunities and needs of their business processes, changes in their management approach and etc. This need may be limited for a certain part of the organization such as a business line, or a function or it may be a common requirement for the whole of the organization.

In every situation, the purpose is to design and implement an organization which;

  • is compatible with the existing business model and long term objectives and strategies of the corporation,
  • clearly defines tasks, authorities and responsibilities related with the processes,
  • supports information flow, communication and cooperation
  • offers meaningful jobs for the existing and potential employees

The correct design and effective implementation of such an organization has a significative role in the current performance and future of the corporations.

According to my experience which I have gained from approximately 30 different restructuring projects in various industries which I have participated as a Management Consultant the main topics which should be considered to implement a restructuring project successfully are:

  1. Start by clarifying the main purpose of your restructuring project: What we call restructuring is division of labor in essence. All the work that the organization has to do in order to generate value for its stakeholders is shared among different units and persons within the organization. It is possible to make this sharing in different ways and each approach has advantages and disadvantages compared to others. Since “the right organization” is the one which serves to your purposes best, it is important to clearly define, agree on and write the main purpose of your restructuring project at the beginning.
  2. Consider the needs and expectations of all your shareholders while you are designing your new organization: The organizational structure which you will design will change your way of doing things and reshape your relations with your shareholders. Therefore, when you are changing your organization you should consider how your employees, customers, suppliers and other shareholders will be effected from that and how the topics such as your customer image, employer brand and etc. will change. For that aim, collect information about the thoughts on the current situation and the future expectations of the relevant parties using the various communication paths before the organizational design process. If possible, include representatives of the relevant parties in the design process.
  3. Consider the balance between your needs in today and anticipated future: When designing your organizational structure, you should not only focus on your current operational needs and the competencies of your current human resources and you should not act according to these constraints. Identify the organizational units/positions and the scope of their tasks in such a way that they will support the long-term goals and strategies of your corporation and ensure the acquisition of new competencies from outside or by developing the existing employees.
  4. Leave the habits of your industry when necessary: When I propose an organizational structure to corporations, I frequently meet the question: “Is there any other corporation in our industry working in this way?” Whereas there are many lessons to be learned from the other industries which lives the challenges of your industry more intensively and develop better solutions to overcome them. In most cases, being open to these lessons and trying a different way which has never been tried before, carries you to superior position according to your competitors.
  5. Consider the principles of traceability and accountability: Consider the traceability of the performance of each organizational unit or position and the results which you can hold them responsible for simultaneously while you are allocating the work to them.  Define the roles of execution, improvement, control, audit and etc. of the work clearly and allocate them to the organizational units or positions so that problems can be recognized as soon as possible.
  6. Identify the scope of the tasks and the boundaries of the positions by considering the integrity of the tasks and required competencies: The tasks which you will define for each position in your organization should have an integrity so that they should be  perceived as a “good job” by both your existing and potential employees. This also supports the efficiency and accountability. However, the job descriptions should not require personal qualifications or professional knowledge and skills  which a single person may rarely have together.
  7. Consider the balance between the tasks which require short term and long term focus: In most cases, urgent tasks also consume the time and effort which should be allocated to the important but not urgent tasks regardless of their importance. “Time Management” trainings can cure only a certain level of this trouble. Therefore, the tasks which should be completed in a short period of time such as replying the customer requests, entering the orders to the system or on-site inspections for customer complaints and etc. and the tasks of which benefits may occur in the long term such as new market researches, potential customer visits and etc. should be allocated to the positions in balance or entirely should be separated if it requires.
  8. Question the effects of the structure you have designed on the critical business processes: Carefully inquire how the organizational structure you designed according to the goals and principles you initially set will affect your critical business processes. Make sure that the work will flow efficiently, quickly and correctly; none of the process activities will be left without any responsible and there will not be any confusion of authority.
  9. Document your organizational design: An organizational design in not only drawing a new organization chart and renaming the positions. It is necessary for the employees to define clearly and in sufficient detail what they will do and how they will do according to the new structure while you are designing a new organizational structure. Therefore, job descriptions and the documents such as process maps or operating procedures of the critical business processes should be updated according to the new design in parallel with the design process.
  10. Prepare a detailed Implementation Plan: It may require performing many different implementation activities such as training your employees to teach them their new responsibilities and develop additional competencies they require, changing IT infrastructure according to the new work flows, updating budgeting and cost management infrastructure and etc.  In such cases, it is crucial to prepare and follow an Implementation Plan which will include all required transformational activities.  On the other hand, it is important to keep in mind that, no matter how well planned, some errors and performance losses are natural in the early stages of the transformation process.
  11. Ensure that all employees adopt the purpose and principles of the new organization: An issue that needs to be meticulously addressed in the transformation phase of the new organization is to inform the employees clearly and in detail about the purpose of the new organization and the principles which the new organization is designed accordingly. This will make it easier for them to adopt their new tasks and to understand and internalize what is expected from them in their new positions.
  12. Do all these as soon as possible: A corporation which starts to a restructuring process is, in a sense, like the patient on the operating table. Just like the increase of the likelihood of some complications such as infection or pulse drop when the surgery is prolonged; the likelihood of some problems such as decrease in people’s belief in change, gossips about people, employees who are quitting the job because of the uncertainty and etc. may increase if the organizational transformation process can’t be completed in a reasonable time. Therefore, corporations should start restructuring process when they are really ready and complete it as soon as possible. In case of prolongation of the process for any reason, both employees and other stakeholders should be adequately informed about the process and progress.

M.Y.Tunç SANCI

Yalın Enstitü – Eğitmen, Danışman

CEVAP VER